1 Червень 2020
Пошук
Розширений пошук

Реєстрація

Логін
Пароль
Увійти
Реєстрація

КОРИСНІ ЛІНКИ

Долинська районна рада

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/dolynska/ua/active_poll/v_maks.jpg 

Долинська міська рада

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/dolynska/ua/active_poll/dolyna.jpg 

Долинська центральна районна бібліотека  

LibLOGO 

Долинська центральна районна лікарня

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/dolynska/ua/active_poll/101.jpg

 

Долинський будинок дитячої та юнацької творчості

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/dolynska/ua/active_poll/f2.jpg

 

 

 

 

Державна підтримка енергозбереження

  

 

 

 

 

 

 

Створюйте ОСББ та долучайтеся до державної програми з енергоефективності! (відеоролик)

 

 

 

 

 

 

Допомога внутрішньо переміщеним особам та постраждалим, які опинились у складних життєвих обставинах


.



 На головну / Відомість про адміністрацію

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження  районної

державної адміністрації

25.07.2019  №172

 

І Н С Т Р У К Ц І Я

з дiловодства в Долинській районній державній адміністрації

 

I. Загальні положення

 

1.  Ця Інструкція з дiловодства в Долинській районній державній адміністрації (далі – Інструкція) встановлює вимоги щодо документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в паперовій формі районною державною адміністрацією.

Положення цієї Інструкції застосовуються лише у разі наявності визначених законом або актом Кабінету Міністрів України підстав, які визнаються обґрунтованими для створення та/або опрацювання районною державною адміністрацією документів у паперовій формі.

2. Порядок здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначається окремими нормативно-правовими актами та не може регулюватися цією Інструкцією.

У разі запровадження електронного документообігу основні повноваження районної державної адміністрації з діловодства здійснюються в електронній формі, з електронними носіями інформації та визначаються Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 р. № 55(далі –Інструкція з діловодства в електронній формі).

В Долинській районній державній адміністрації застосовується автоматизована система діловодства (далі – АСД) "АСКОД", яка відповідає вимогам цієї Інструкції.

3. Не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формі.

4.  Відповідальність за організацію діловодства в Долинській районній державній адміністрації несе голова Долинської  районної державної адміністрації.

5.   За підготовлений проект документа відповідальним є його автор.

6. Організація діловодства в Долинській районній державній адміністрації покладається на загальний відділ апарату районної державної адміністрації.

7. Організація діловодства у паперовій формі в структурних підрозділах районної державної адміністрації покладається на спеціально призначену для цього особу.

 

II. Документування управлінської інформації

Загальні вимоги щодо створення документів

 

8. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил (додаток 1) інформація про управлінські дії.

9. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів у паперовій формі працівники Долинської районної державної адміністрації оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.

10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства та Інструкцією .

11.В Долинській  районній державній адміністрації визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.

З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватися спільні документи.

12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, наказ, доручення, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом Долинської районної державної адміністрації, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).

13. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватися на виконання районною державною адміністрацією  покладених на неї завдань і функцій.

14. Класи управлінської документації визначаються згідно з  Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98

(далі – ДКУД).

15. Документ повинен містити обов’язкові для його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватися не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфікованими шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів Долинської районної державної адміністрації .

17. Долинська районна державна адміністрація здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.

Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються державною мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.

18. Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.

 

Бланки документів

 

19. Організаційно-розпорядчі документи, що мають обґрунтовані підстави для опрацювання в паперовій формі відповідно до Інструкції з діловодства в електронній формі та не є примірниками або копіями документів, створених в електронній формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.

Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу форматів А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) для оформлення документів у вигляді таблиць.

Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):

30  – ліве;

10 – праве;

20 – верхнє та нижнє.

20.  В Долинській районній державній адміністрації використовують такі бланки документів :

листів Долинської районної державної адміністрації (додаток 2), її апарату (додаток 3);

наказів керівника апарату районної державної адміністрації (додаток 4);

розпоряджень Долинської районної державної адміністрації( додаток 5), розпоряджень Долинської районної державної адміністрації та Долинської районної ради (додаток 6).

21. В Долинській районній державній адміністрації можуть застосовуватись бланки документів як Долинської районної державної адміністрації , так і структурних підрозділів у разі, коли керівник структурного підрозділу Долинської районної державної адміністрації має право підписувати документи в межах його повноважень.

22. Бланки документів  можуть виготовлятися в друкарні на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів (паперові бланки).

23. Види бланків у паперовій формі, що виготовлені друкарським способом, підлягають обліку та обліковуються згідно з Інструкції. Облік ведеться за порядковими номерами, що проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку або на лівому полі лицьового боку бланка.

Особи, які персонально відповідають за ведення обліку, зберігання та використання бланків, визначаються Долинською районною державною адміністрацією, про що видається розпорядчий документ.

Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається якщо кількість зареєстрованих документів  у паперовій формі такого виду в  Долинській районній державній адміністрації перевищує 2 тис. одиниць на рік. Якщо кількість зареєстрованих документів у паперовій формі менше 2 тис. одиниць, документ друкується з текстового редактора, в якому його створено, без застосування бланків, виготовлених друкарським способом.

24. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені декількох установ, оформлюються не на бланках.

 

Зображення Державного Герба України

 

25. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19.02.1992 р. № 2137-XII "Про Державний Герб України".

26. Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки,

12 міліметрів завширшки.

Коди

 

27. Код Долинської районної державної адміністрації проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Зазначений код розміщується після реквізиту "Довідкові дані про установу".

28. Код уніфікованої форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.

Рішення щодо необхідності фіксування коду уніфікованої форми документа приймає керівництво Долинської районної державної адміністрації окремо щодо кожного виду документа.

 

Найменування Долинської районної державної адміністрації

 

29. Повне найменування: Долинська районна державна адміністрація.

Скорочене найменування: Долинська райдержадміністрація.

 

Довідкові дані про Долинську районну державну адміністрацію

 

30. Довідкові дані про Долинську районну державну адміністрацію містять поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти, адресу офіційного вебсайту тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування Долинської районної державної адміністрації.

Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності: назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

 

Назва виду документа

 

31. Назва виду документа (розпорядження, наказ, рішення, протокол, доповідна записка тощо) зазначається на бланку та повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.

 

Дата документа

 

32. Датою документа є дата його реєстрації. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформлюється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.12.2018.

У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, може застосовуватися словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 грудня 2018 року. Дозволяється вживати слово "рік" у скороченому варіанті "р.", наприклад: 03 грудня 2018 р.

Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).

На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

 

Реєстраційний індекс документів

 

33. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.

Присвоєння реєстраційного індексу здійснюється в автоматизованому режимі за допомогою АСД "АСКОД".

Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовується в Долинській районній державній адміністрації, зокрема індексами за номенклатурою справ , структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ.

Складовi частини реєстраційного  iндексу вiдокремлюються одна вiд одної правобічною похилою рискою, наприклад: № 100/01-11/003, де 100-порядковий номер,01-11- індекс справи за номенклатурою, 003- номер кореспондента.

Місце розташування реєстраційного індексу визначається формою бланка .

Для нанесення реєстраційного індексу застосовується штрих-код та/або QR –код у порядку, передбаченому Інструкцією з діловодства в електронній формі.

 

Посилання на документ

 

34. Посилання у тексті документа на документ, на який дається відповідь або на виконання якого підготовлено цей документ, наводиться у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата та реєстраційний індекс, короткий зміст документа.

Цей реквізит є обов'язковим і розташовується на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку документа.

 

Місце складення або видання

 

35. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит може не зазначатися.

 

Адресат

 

36. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:

 

       Національне агентство України

з питань державної служби

 

Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:

 

       Державна архівна служба України

Начальнику фінансово-економічного управління

Власне ім’я  Прізвище

 

У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:

 

       Голові Державної митної

служби України

Власне ім’я  Прізвище

 

Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:

       Керівникам структурних

підрозділів районної державної адміністрації

 

Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед найменуванням другого – четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.

Реквізит "Адресат" може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05.03.2009 р. № 270 (Офіційний вісник України, 2009 р., № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:

       Міністерство юстиції

вул. Городецького, буд. 13,

м. Київ, 01001

 

У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються у давальному відмінку власне ім’я та прізвище, потім поштова адреса, наприклад:

       Олександру Гончаруку

вул. Сурикова, буд. 3 а, кв. 1,

м. Київ, 03178

 

У разі надсилання документа органам законодавчої та виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.

У разі коли документ адресується конкретній особі, у листі нижче атрибута «адресат» може наводитись особисте звертання у кличному відмінку:

Пане (пані) Власне ім’я

або

Пане (пані) Прізвище

або

Пане (пані) посада або звання

або

Панове

Наприклад:

Пане Олексію, Пані Надіє

Пане (пані) Іваненко

Панедиректоре, Пані директор

Панеполковнику

У разі необхідності перед словом «Пане», «Пані» або «Панове» може використовуватися слово «Шановний», «Шановна» або «Шановні» відповідно, наприклад:

Шановна пані Ковальська.

 

Гриф затвердження документа

 

37. Документ може бути затверджений розпорядчим документом Долинської районної державної адміністрації ( розпорядження, наказ) або у випадках, визначених у додатку 7, посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належать питання, зазначені у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядженням районної державної адміністрації, наказом керівника апарату районної державної адміністрації.

Документ, який не є примірником або копією документа, створеного в електронній формі, може бути затверджений конкретною посадовою особою. У такому випадку гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖУЮ", найменування посади, підпису, ініціалу імені і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:

       ЗАТВЕРДЖУЮ

Голова районної державної адміністрації

підпис Власне ім’я  Прізвище

12 березня 2018 р.

 

У разі коли документ затверджується розпорядженням, рішенням, наказом гриф затвердження складається із слова "ЗАТВЕРДЖЕНО", назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:

 

       ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження

районної державної адміністрації

__________ № ______

 

Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першої сторінки документа.

У разі затвердження документа декількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.

 

Резолюція

 

38. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.

Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім'я  виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.

Якщо доручення надано декільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців.

Створення неконкретних ("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) за змістом резолюцій не допускається.

На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту "Адресат" паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першої сторінки документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.

 

Короткий зміст документа

 

39. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити стислий виклад суті документа. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа, обсяг якого перевищує 150 знаків (п’ять рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Заголовок (короткий зміст) відповідає на питання "про що? ", "кого? ", "чого? ". Наприклад: наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.

Супровідні листи, доповідні та службові записки дозволяється складати без заголовка.

 

 

 

Відмітка про контроль

 

40. Відмітка про контроль означає, що документ взято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.

Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери "К" чи слова "Контроль" (від руки або з використанням штампа) на верхньому правому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.

 

Текст документа

 

41. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності та емоційності.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту, анкети чи таблиці або шляхом поєднання цих форм.

Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.

Текст, як правило, складається із вступної, мотивувальної та заключної частин. Вступна частина містить підставу, обґрунтування або мету складення документа, мотивувальна – обґрунтування позиції установи, в заключній – висновки, пропозиції, рішення, прохання.

Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумеруються за допомогою римських або арабських цифр без/з крапкою або дужкою.

42. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.

43. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про декілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці, як правило, викладаються іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на декількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова "Продовження додатка".

 

Відмітки про наявність додатків

 

44. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань або документа в цілому.

45. Додатки до документів можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядженнями, наказами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);

додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;

додатки, що надсилаються із супровідним листом.

У тексті основного документа робиться така відмітка про наявність додатків: "що додається", "згідно з додатком", "(додаток 1)", "відповідно до додатка 2" або "(див. додаток 3)".

46. Додатки оформлюються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другій і наступній сторінках додатка робиться така відмітка: "Продовження додатка", "Продовження додатка 1".

На додатках до положень, правил, інструкцій тощо проставляється відмітка у верхньому правому куті першої сторінки додатка, яка включає номер додатка, заголовок нормативно-правового акта та посилання на відповідну структурну одиницю.

Сторінки кожного додатка мають свою нумерацію. У кінці під текстом додатка проставляється риска, що свідчить про його закінчення.

У разі наявності декількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: додаток 1, додаток 2. Знак "№" перед цифровим позначенням не ставиться.

Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного  підрозділу, в якому його створено

Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядженнями  (наказами), підписуються керівниками структурних підрозділів Долинської  районної державної адміністрації на лицьовому боці останнього аркуша додатка.

У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.

Якщо документ має додаток, повне найменування якого наводиться в його тексті, відмітка про наявність цього додатка оформлюється за такою формою:

Додаток: на 7 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:

Додатки:  1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за

I квартал 2018 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2018 р. на 3 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:

Додаток:  лист Укрдержархіву від 20.09.2018 р. № 595/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.

47. У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:

Додаток:  згідно з описом на 3 арк.

Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформлюється за такою формою:

Додаток:  на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

 

Підпис

 

48. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених актами законодавства, іншими нормативно-правовими актами  відповідно до Інструкції. Порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності голови Долинської районної державної адміністрації та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати, визначається розпорядженням голови Долинської районної державної адміністрації.

49. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – у разі, коли документ надрукований не на бланку, скороченого – у разі, коли документ надрукований на бланку), особистого підпису, власного імені і прізвища, наприклад:

 

Начальник управління  фінансів районної державної адміністрації      

підпис     

Власне ім’я  Прізвище

 

або

              

Начальник управління       підпис       Власне ім’я  Прізвище

 

50. У разі надсилання документа у паперовій формі одночасно кільком установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Долинської районної державної адміністрації - автора такого документа , а на місця розсилаються  засвідчені загальним відділом  апарату районної державної адміністрації  його копії.

У випадку надсилання документа одночасно кільком органам влади вищого рівня кожному з них надається підписаний керівництвом районної державної адміністрації оригінал документа.

51. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:

Заступник голови районної державної адміністрації    

підпис     

Власне ім’я  Прізвище

 

Начальник фінансово-господарського     

забезпечення апарату

районної державної адміністрації                             

 

підпис     

 

Власне ім’я  Прізвище

 

52. У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:

Голова Долинської районної державної адміністрації   Голова Долинської

районної ради

 

підпис            Власне ім’я  Прізвище  підпис         Власне ім’я  Прізвище

 

відбиток гербової печатки відбиток гербової печатки

 

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:

 

Заступник голови районної державної адміністрації,

голова комісії  

 

Власне ім’я  Прізвище

      

Головний спеціаліст

загального відділу апарату районної державної адміністрації

секретар комісії       

 

 

Власне ім’я  Прізвище

 

53. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я, прізвище якої зазначені на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, власне ім’я і прізвище особи, яка підписала документ, при цьому виправлення вносить рукописним способом особа, яка підписує документ. Не допускається під час підписання документа ставити прийменник "За" чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. У разі заміщення керівника за розпорядженням (наказом) до найменування посади додаються символи "В. о.".

54. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на документах не допускається.

55. Після запровадження електронного документообігу, при створенні Долинською районною державною адміністрацією документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для його подальшого надсилання установам загальним відділом апарату районної державної адміністрації створюється в установленому порядку електронна копія паперового оригіналу відповідного документа, яка надсилається адресатам через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади.

 

Візи та гриф погодження для документів, що створюються

у паперовій формі

 

56. Погодження документа у разі потреби може здійснюватися як в Долинській районній державній адміністрації (внутрішнє), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє).

57. Внутрішнє погодження документа оформлюється шляхом проставляння візи. Віза включає особистий підпис, власне ім'я  і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.

58. Віза проставляється на лицьовому або в разі, коли місця на лицьовому боці останнього аркуша недостатньо, на зворотному боці останнього аркуша проекту документа. Візи проставляються на паперових примірниках документів, що створюються у разі наявності підстав які визначаються обґрунтованими для створення Долинською районною державною адміністрацією документів у паперовій формі, що залишаються в Долинській районній державній адміністрації.

59. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:

Начальник юридичного відділу

апарату районної державної адміністрації

Дата        підпис         Власне ім'я      прізвище

Зауваження і пропозиції додаються.

 

60. Порядок візування визначається в Інструкції .

61. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.

62. Зовнішнє погодження проектів документів, створених у паперовій формі ,оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис посадової особи, скріплений гербовою печаткою, власне ім’я, прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Міністр юстиції України

Підпис Власне ім’я Прізвище

дата

 

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання

Центральної експертно-перевірної

комісії Укрдержархіву

дата №

 

63. Гриф погодження ставиться нижче підпису на останній сторінці проекту документа.

64. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається аркуш погодження, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:

Аркуш погодження додається.

65. Аркуш погодження оформлюється на лицьовому або у разі потреби зворотному боці одного аркуша за такою формою:

АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ

Назва проекту документа

Найменування посади       підпис       Власне ім’я Прізвище

дата        

66. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності: установи однакового рівня та інші установи; громадські організації; органи, які здійснюють державний контроль у певній сфері; установи вищого рівня.

 

Відбиток печатки

 

67. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрачання коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Долинської районної державної адміністрації.

Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається районною державною адміністрацією на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою (додаток 8).

68. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Долинської районної державної адміністрації або її структурного підрозділу (без зображення герба), у разі потреби ставиться на копіях документів та на розмножених примірниках розпорядчих документів.

Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою "МП".

69. Розпорядженням голови Долинської районної державної адміністрації визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.

 

Відмітка про засвідчення паперових копій документів

 

70. Долинська районна державна адміністрація може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, а також у випадках, передбачених цим пунктом.

У разі підготовки документів для надання органам судової влади, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з Долинською районною державною адміністрацією, а також під час формування особових справ працівників районна державна адміністрація може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).

Відмітка "Копія" проставляється у верхньому правому кутку першої сторінки паперового документа.

71. Напис про засвідчення паперової копії документа у паперовій формі складається із слів "Згідно з оригіналом", найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, власного імені та прізвища, дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа "Підпис", наприклад:

 

Згідно з оригіналом

Головний спеціаліст загального відділу апарату районної державної адміністрації       

 

підпис     

 

Власне ім’я  Прізвище

дата        

 

72. Напис про засвідчення паперової копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування Долинської районної державної адміністрації (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу районної державної адміністрації.

73. На копіях документів у паперовій формі, щодо яких здійснюється виїмка, зазначаються найменування посади особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки загального відділу апарату районної державної адміністрації, наприклад:

 

Згідно з оригіналом

 

Головний спеціаліст загального відділу апарату районної державної адміністрації       

 

підпис     

 

               Власне ім’я  Прізвище

 

дата        

74. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Долинської районної державної адміністрації, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, відповідно до вимог Інструкції .

75. Копія документа повинна відповідати оригіналу.

 

Відмітки про створення, виконання документа

 

76. Власне ім’я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому кутку останньої сторінки паперового документа, наприклад:

 

Олена Петренко 256 23 29

 

77. Після завершення роботи  з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова "До справи", номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади,  підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений  реквізит проставляється від руки  у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:

 

Лист-відповідь від 20.02.2019 р. № 103/1-19/011

       Питання вирішено позитивно під

час телефонної розмови   05.02.2019 р.

посада  підпис  Власне ім'я Прізвище посада  підпис  власне ім'я  Прізвище

21.02.2019 р.    06.02.2019 р.

або 

      

До справи № 01-135 До справи № 05-19

78. Відмітка про надходження паперового документа до Долинської районної державної адміністрації проставляється від руки або за допомогою штампа на лицьовому боці  у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування Долинської районної державної адміністрації, реєстраційний індекс, дата ( у разі потреби година і хвилини) надходження документа.

Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 148 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).

У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.

 

Запис про державну реєстрацію

 

79. Запис про державну реєстрацію робиться щодо нормативно-правових актів Долинської районної державної адміністрації, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів.

У разі подання нормативно-правового акта на державну реєстрацію у паперовій формі на першій сторінці паперового примірника нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження.

 

Складення деяких видів документів

Розпорядження (накази)

 

80. Розпорядження (накази) Долинської районної державної адміністрації видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії розпорядження (накази) видаються з основної діяльності Долинської районної державної адміністрації або кадрових питань.

 81. Проекти розпоряджень (наказів) з основної діяльності готуються і подаються структурними підрозділами Долинської районної державної адміністрації за дорученням керівництва районної державної адміністрації чи за власною ініціативою.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує відділ управління персоналом апарату районної державної адміністрації  на підставі рішень (вказівок) голови Долинської районної державної адміністрації організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує відділ управління персоналом апарату районної державної адміністрації  на підставі рішень (вказівок) керівника апарату районної державної адміністрації  організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру, доповідних записок керівників структурних підрозділів районної державної адміністрації, конкурсних документів (протоколів та рішень атестаційної чи іншої комісії), заяв працівників, трудових договорів та інших документів.

82. Проекти розпоряджень з основної діяльності у разі їх підготовки у паперовій формі та додатки до них  візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, начальником загального відділу апарату районної державної адміністрації, головним спеціалістом-уповноваженою  особою з питань запобігання та виявлення корупції апарату районної державної адміністрації, начальником юридичного відділу районної державної адміністрації, керівником апарату, першим заступником або заступником голови районної державної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків) та іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проекти наказів з основної діяльності візуються керівником структурного підрозділу районної державної адміністрації, в якому створено документ, начальником загального відділу апарату районної державної адміністрації, , головним спеціалістом-уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції апарату районної державної адміністрації, начальником юридичного відділу апарату районної державної адміністрації, при потребі – посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, іншими посадовими особами, яких стосується документ.

У разі коли розроблення проекту розпорядження доручено декільком структурним підрозділам районної державної адміністрації чи її апарату або іншим органам, головним розробником є виконавець, зазначений першим.

Головний розробник самостійно визначає заінтересовані структурні підрозділи районної державної адміністрації, її апарату та інші органи, з якими необхідно погодити проект розпорядження, виходячи з його змісту.

Проекти розпоряджень з кадрових питань (особового складу) візуються начальником відділу управління персоналом апарату районної державної адміністрації, начальником загального відділу апарату районної державної адміністрації, головним спеціалістом-уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції апарату районної державної адміністрації, начальником юридичного відділу апарату районної державної адміністрації, начальником відділу фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації, керівником апарату, у разі потреби – першим заступником або заступником голови районної державної адміністрації (відповідно до розподілу обов’язків) та іншими посадовими особами, яких стосується документ.

Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються начальником відділу управління персоналом апарату районної державної адміністрації, начальником загального відділу апарату районної державної адміністрації, головним спеціалістом-уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції апарату районної державної адміністрації, начальником юридичного відділу апарату районної державної адміністрації , начальником відділу фінансово-господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації та іншими посадовими особами, яких стосується документ.

У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядження (наказу) здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.

83. Юридичним відділом апарату районної державної адміністрації обов’язково візуються проекти розпоряджень (наказів) нормативно-правового характеру, а також накази з кадрових питань (особового складу).

84. Якщо в процесі погодження до проекту розпорядження (наказу) вносяться зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).

За результатами погодження проекту розпорядження головним розробником готується довідка про погодження проекту розпорядження (додаток 9), у якій зазначаються посадові особи, структурні підрозділи районної державної адміністрації, її апарату, інші органи, що:

погодили проект розпорядження без зауважень;

висловили зауваження та пропозиції, враховані головним розробником;

висловили зауваження та пропозиції, не враховані головним розробником;

не висловили своєї позиції щодо проекту розпорядження.

Довідка про погодження не готується у разі, коли проект розпорядження стосується кадрових, організаційних (внутрішніх) питань діяльності районної державної адміністрації.

Копії документів погодження проектів розпоряджень районної державної адміністрації зберігаються в архівних справах головного розробника.

Головний розробник готує пояснювальну записку до проекту розпорядження (додаток 10), що повинна містити необхідні розрахунки, обґрунтування і прогнози соціально-економічних та інших результатів реалізації виданого розпорядження. До пояснювальної записки у разі потреби можуть додаватися протокол узгодження позицій, інформаційно-довідкові матеріали (таблиці, графіки тощо). Загальний обсяг пояснювальної записки не повинен перевищувати чотирьох аркушів. Пояснювальна записка не подається до проектів розпоряджень з кадрових та організаційних (внутрішніх) питань.

Подання пояснювальної записки до проектів розпоряджень нормативного характеру є обов'язковим.

85. Розпорядження підписуються головою Долинської районної державної адміністрації у разі його відсутності – першим заступником голови районної державної адміністрації.

Накази підписуються керівником апарату Долинської районної державної адміністрації.

86. Розпорядження (накази), які є нормативно-правовими актами, набирають чинності з дня їх офіційного опублікування, якщо інше не встановлено такими розпорядженнями (наказами), але не раніше дня їх офіційного опублікування.

87. Розпорядження (наказ) оформлюється на бланку розпорядження (наказу). Зміст розпорядження (наказу) коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення...", "Про створення...") або іменника ("Про підсумки...", "Про заходи...").

88. Текст розпорядження (наказу) з основної діяльності районної державної адміністрації, її апарату та адміністративно-господарських питань складається з преамбули і розпорядчої частини.

89. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядження (наказу). Зазначена частина починається із слів "На виконання", "З метою" тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині (преамбулі) зазначається посилання на відповідний документ.

Розпорядча частина починається із слова" наказую", а розпорядження – "зобов’язую"яке друкується жирним шрифтом, після якого ставиться двокрапка.

90. Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи – його виконавці, наприклад:

управлінню фінансів районної державної адміністрації;

керівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації.

91.Неконкретні("прискорити", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо) та неконтрольні ("довести до відома", "ознайомити" тощо) доручення в розпорядженнях (наказах) не застосовуються.

92. Після набрання чинності розпорядженням (наказом) внесення змін до нього, визнання його таким, що втратило чинність, чи його скасування здійснюється лише шляхом видання нового розпорядження (наказу).

93. Розпорядження (наказ), яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:

1) заголовок розпорядження (наказу) починається із слів "Про внесення змін до розпорядження (наказу)..." із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;

2) розпорядча частина розпорядження (наказу) починається з пункту:

"1. Внести до розпорядження (наказу) … такі зміни:" у разі викладення змін у тексті розпорядження (наказу);

"1. Внести до розпорядження (наказу) … зміни, що додаються." у разі викладення змін у вигляді окремого документа;

3) зміни формулюються у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:

"1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...";

"2. Пункт 3 виключити";

"3. Абзац другий пункту 4 доповнити словами...";

"4. У підпункті 2 пункту 7 слова "у разі потреби" замінити словом "вимагається".

94. У разі видання розпорядження (наказу) про визнання таким, що втратило чинність, або скасування іншого розпорядження (наказу), у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів "Визнати таким, що втратило чинність,..." або "Скасувати …" відповідно.

95. Контроль за виконанням завдань (доручень), зазначених у розпорядженні (наказі) з основної діяльності, покладається на сектор контролю апарату районної державної адміністрації .

96. Для ознайомлення з розпорядженням (наказом) розробник готує та подає на реєстрацію разом з підписаним розпорядчим документом перелік установ, структурних підрозділів, посадових (службових) осіб, яких треба ознайомити із цим документом.

97. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) оформлюються у вигляді індивідуальних і зведених розпоряджень (наказів). В індивідуальних розпорядженнях (наказах) міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених – про декількох незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).

98. Зміст індивідуального розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника "Про" і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: "Про призначення...", "Про прийняття...". У зведених розпорядженнях (наказах) може застосовуватися узагальнений заголовок, наприклад: "Про кадрові питання", "Про особовий склад".

99. У тексті розпоряджень (наказів) з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина (преамбула) не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом влади вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині (преамбулі) наводиться посилання на відповідний нормативно-правовий акт органу влади вищого рівня у такій послідовності: вид акта, установа – автор, дата, номер, повна назва.

100. Розпорядча частина розпорядження (наказу) з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву "Прийняти", "Призначити" "Перевести", "Звільнити", "Відрядити", "Надати", "Оголосити" тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу (розпорядження), і малими - його власне ім'я та текст наказу.

У кожному пункті розпорядження (наказу) з кадрових питань зазначається підстава для його видання.

Під час ознайомлення з наказом(розпорядженням) згаданими у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються підписи із зазначенням дати ознайомлення.

У розпорядженні (наказі) про призначення або звільнення працівника зазначаються повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин) , розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.

101. У зведених розпорядженнях (наказах) з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.

У зведених розпорядженнях (наказах) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.

102. Спільне розпорядження районної державної адміністрації та районної ради оформлюється на бланках формату А4 (210 х 297 міліметрів). Дата спільного розпорядження повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа – складатися з реєстраційних індексів районної державної адміністрації та районної ради, які проставляються через правобічну похилу риску. Підписи голови районної державної адміністрації та голови районної ради розташовуються нижче тексту на одному рівні.

Спільні розпорядження районної державної адміністрації та районної ради оформляються у двох примірниках (два оригінали), візуються (два оригінали) відповідними посадовими особами районної державної адміністрації та районної ради.

103. Порядок підготовки розпоряджень районної державної адміністрації  нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації у головному територіальному управлінні юстиції в області, визначається законодавством.

Подання розпоряджень районної державної адміністрації на державну реєстрацію (оригінал розпорядження, дві його засвідчені копії  разом із підставами та супровідним листом)  здійснюють головні розробники. Форма журналу обліку подання розпоряджень районної державної адміністрації та районної ради на державну реєстрацію в головне територіальне управління юстиції в області наведена у додатку 11.

 Відповідальність за погодження оригіналів розпоряджень районної державної адміністрації та своєчасність їх подання на державну реєстрацію в головне територіальне управління юстиції в області та повернення до районної державної адміністрації після державної реєстрації покладається на головних розробників.

104. Розпорядження (накази) нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; розпорядження (накази) з основної діяльності, з кадрових питань (особового складу) та про надання відпусток і відрядження працівників мають окрему порядкову нумерацію.

105. Копії розпоряджень (наказів) засвідчуються загальним відділом апарату районної державної адміністрації  або відділом управління персоналом апарату районної державної адміністрації і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у електронній формі. У разі необхідності копія надсилається у паперовій формі. У такому випадку складається список розсилки, що підписується працівником, який його склав.

Протоколи

 

106. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття рішень комісіями, колегіями, дорадчими органами, робочими групами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.

107. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.

108. Протокол оформлюється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.

109. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, через тире зазначаються перший і останній день засідання.

110. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідань відповідної комісії, колегії, робочої групи, іншого дорадчого чи допоміжного органу тощо.

111. У реквізиті "місце засідання" зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.

112. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.

113. Текст протоколу  складається з вступної та основної частин.

114. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та власне ім'я голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.

У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та власне ім'я присутніх постійних членів колегіального органу, потім - запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменування установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб , зазначається їх загальна кількість з посиланням на список , що додається до протоколу.

Вступна частина включає порядок денний – перелік питань, запланованих до розгляду на засіданні, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.

Слова "Порядок денний" друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка . Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника "Про".

115. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - ВИРІШИЛИ.

Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.

116. Після слова "СЛУХАЛИ" зазначається текст  виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім'я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.

117. Тексти або тези доповідей та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається "Текст доповіді (виступу) додається до протоколу".

118. Після слова "ВИСТУПИЛИ" фіксуються виступи тих осіб, що взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад,  прізвища та власного імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.

119.Після слова "ВИРІШИЛИ"  фіксується прийняте рішення з розглянутого питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.

Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.

120. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (наприклад, Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.

Реквізит "Відмітка про наявність додатків" наприкінці тексту протоколу не зазначається.

121. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.

122. Оригінали протоколів нарад, що проводяться головою районної державної адміністрації, його першим заступником, заступниками, керівником апарату районної державної адміністрації подаються в загальний відділ апарату районної державної адміністрації для реєстрації та надсилання виконавцям. На підпис головуючого ставиться гербова печатка Долинської районної державної адміністрації.

Копії протоколів або витяги з них надсилаються заінтересованим структурним підрозділам районної державної адміністрації, установам, посадовим особам, працівникам. Реєстр розсилки складає і підписує секретар.

Протоколи засідань комісій підписуються головою (головуючим) і секретарем відповідної комісії, реєструються та зберігаються у секретаря комісії згідно з вимогами цієї Інструкції. Якщо головуючим на засіданні комісії є голова районної державної адміністрації, його перший заступник, заступник або керівник апарату районної державної адміністрації, тоді зазначається повна назва посади та ставиться гербова печатка, наприклад: заступник голови районної державної адміністрації, голова комісії (підпис, власне ім’я, прізвище).

Оригінали протоколів нарад, що проводяться керівництвом районної державної адміністрації, її апарату, разом з матеріалами про їх виконання підлягають поверненню в  загальний відділ апарату районної державної адміністрації для постійного зберігання відповідно до вимог цієї Інструкції та номенклатури справ.

Службові листи

 

123. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, а також кореспонденцію Верховної Ради України, на виконання доручень органів влади вищого рівня, на запити інших установ, звернення громадян, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи.

124. У разі наявності підстав, які визначаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, службовий лист оформлюється у паперовій формі на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовуватися бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).

125. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на документ, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст (основний реквізит службового листа) та особисте звертання (у разі потреби), відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.

126. Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції в загальному відділі апарату районної державної адміністрації.

127. Як правило, у листі порушується одне питання.

128. Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: "просимо повідомити...", "роз’яснюємо, що...", або від третьої особи однини – " районна державна адміністрація інформує...", "управління вважає за доцільне…".

129. Службові листи підписуються відповідно до цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.

130. Службовий лист візують керівник структурного підрозділу районної державної адміністрації, її апарату, в якому його створено, керівники заінтересованих структурних підрозділів районної державної адміністрації, зокрема сектору контролю, а також перший заступник або заступник голови районної державної адміністрації або керівник апарату відповідно до розподілу обов’язків (якщо лист підписує голова районної державної адміністрації).

 

Документи до засідань колегіальних органів

 

131. Підготовка та оформлення документів до засідань колегії Долинської районної державної адміністрації здійснюються з метою організаційного забезпечення діяльності колегії.

132. Засідання колегії проводяться відповідно до затверджених планів роботи районної державної адміністрації та у разі потреби.

У плані роботи Долинської районної державної адміністрації зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, власне ім'я доповідача та найменування структурного підрозділу який готує документи для розгляду питання на колегії.

Керівники структурних підрозділів Долинської районної державної адміністрації подають у  відділ організаційної роботи апарату районної державної адміністрації  для включення до плану роботи колегії районної державної адміністрації перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні .До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав для внесення питання на розгляд колегії.

Затверджений план роботи колегії районної державної адміністрації доводяться до відома членів колегії районної державної адміністрації і керівників структурних підрозділів районної державної адміністрації її апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегії можуть бути включені за рішенням його голови.

133. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегії районної державної адміністрації, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:

проект рішення колегії, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів районної державної адміністрації, її апарату, інших служб;

довідку з викладенням обґрунтованих висновків і пропозицій, підписану керівником, який готує матеріали на засідання;

при потребі довідкові матеріали, розрахунки, діаграми, таблиці;

списки запрошених осіб, підписані керівником відповідного структурного підрозділу чи установи та погоджені першим заступником або заступником голови районної державної адміністрації або керівником апарату районної державної адміністрації відповідно до розподілу обов'язків.

134. Документи, підготовлені для розгляду колегією районної державної адміністрації, зберігаються у відділі організаційної роботи апарату районної державної адміністрації.

135. У разі проведення закритого засідання колегії районної державної адміністрації або закритого обговорення окремих питань підготовка документів з відповідних питань здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.

136.За підготовку документів для проведення засідань колегії районної державної адміністрації відповідають заінтересовані структурні підрозділи районної державної адміністрації .

137. Відділ організаційної роботи апарату районної державної адміністрації здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.

Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.

138. Результати засідання колегії районної державної адміністрації оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у цій Інструкції та Положенні про колегію районної державної адміністрації.

139. Рішення колегії районної державної адміністрації реалізуються шляхом видання відповідних розпоряджень районної державної адміністрації, якими вони вводяться в дію.

Розпорядження районної державної адміністрації за результатами засідання колегії видаються не пізніше ніж у 10-денний термін після її проведення.

140. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою загального відділу апарату районної державної адміністрації.

 

Документи про службові відрядження

 

141. Службовi вiдрядження працiвникiв районної державної адміністрації передбачаються у плані роботи Долинської районної державної адміністрації.

142. У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи районної державної адміністрації, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на власне ім’я керівника районної державної адміністрації , в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження передається адресату,як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

143. Для реєстрації відрядження ведеться журнал, форма якого визначається окремим нормативно-правовим актом.

144. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного наказом установи, готує у триденний строк письмовий звіт про відрядження ( виконання завдання), а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.

Звіт про відрядження (виконання завдання) та звіт про використання коштів підписується працівником, який перебував у відрядженні, та передається до відділу фінансового – господарського забезпечення апарату районної державної адміністрації та відділу управління персоналом апарату районної державної адміністрації.

 

III. Організація документообігу та виконання документів

Вимоги щодо раціоналізації документообігу

 

145. Документи, створені у паперовій формі, проходять і опрацьовуються в Долинській районної державної адміністрації на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу із документами, створеними в електронній та паперовій формі, визначених Інструкцією.

146. Ефективна організація документообігу передбачає:

проходження документів в районній державній адміністрації найкоротшим шляхом;

скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);

уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;

централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);

усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.

 

Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Долинської  районної державної адміністрації

 

147. Доставка документів до районної державної адміністрації здійснюється через систему взаємодії, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляються письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

148. Усі документи, що надходять до районної державної адміністрації, приймаються централізовано загальним відділом апарату районної державної адміністрації.

Порядок розкриття конвертів визначається цією Інструкцією.

Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.

149. У разі надходження кореспонденції з відміткою "Терміново" фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.

Документи, що надійшли через систему взаємодії , друкуються та оформлюються загальним відділом апарату районної державної адміністрації, як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою загального відділу апарату районної державної адміністрації.

150. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів. Конверти додаються також до судових, арбiтражних справ та позовних заяв.

У разі відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також за наявності помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитка печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і повертається відправникові із зазначенням причини повернення або йому повідомляється про повернення документа телефоном.

У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.

151. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему взаємодії, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення документів у паперовій формі.

152. У разі одержання факсимільного повідомлення документ не реєструється.

Попередній розгляд документів

 

153. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в загальному відділі апарату районної державної адміністрації.

154. Під час попереднього розгляду визначається:

чи має документ бути допущений до реєстрації;

чи потребує розгляду керівництвом районної державної адміністрації або передачі після реєстрації до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків в районній державній адміністрації;

чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).

155. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації загальним  відділом апарату районної державної адміністрації, а також таких, що передаються для спеціального обліку структурним підрозділам, що визначено у додатку 12.

 

Реєстрація документів

 

156. Реєстрація документів усіх категорій полягає у створенні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційно-моніторингової картки в електронній формі у системі електронного діловодства із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до реєстраційно-моніторингової  картки необхідних відомостей.

У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно - моніторингової картки може бути доповнений.

Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.

157. Реєстрація документів здійснюється централізовано загальним відділом апарату районної державної  адміністрації.

Звернення громадян, що надходять до районної державної адміністрації, реєструються головним спеціалістом загального відділу апарату районної державної адміністрації  відповідальним за роботу зі зверненням громадян. Запити на інформацію реєструються головним спеціалістом загального відділі апарату районної державної адміністрації, відповідальним з питань забезпечення доступу до публічної інформації в районній державній адміністрації.

Структурні підрозділи районної державної  адміністрації, реєструють створені ними листи, доповідні та службові записки.

158. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження, створювані – у день підписання або затвердження.

159. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.

160. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:

акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити, звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад, а також кореспонденція Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України;

розпорядження (накази) з основної діяльності районної державної адміністрації, (її апарату);

розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу);

розпорядження (накази) про надання відпусток, відрядження;

протоколи нарад у керівництва районної державної адміністрації;

окремі доручення керівництва районної державної адміністрації;

рішення колегії районної державної адміністрації;

акти ревізій фінансово-господарської діяльності;

бухгалтерські документи;

заявки на матеріально-технічне постачання;

службові листи;

звернення громадян;

запити на інформацію.

161. Реєстрація документів в загальному відділі апарату районної державної адміністрації здійснюється з використанням системи електронного діловодства АСД "АСКОД" 

162. Після запровадження електронного документообігу в районній державній адміністрації буде формуватися єдина централізована база реєстраційних даних, що забезпечує працівників інформацією про всі документи районної державної адміністрації та їх місцезнаходження.

 

Організація передачі документів та їх виконання

 

163. Для забезпечення своєчасного виконання ,всі документи (вхідна кореспонденція, відповіді виконавців) подаються в загальний відділ апарату районної державної адміністрації щоденно до 16.00 год., крім термінових, для своєчасного їх опрацювання, внесення відомостей про документи у базу даних АСД "АСКОД" та подання на розгляд керівництву районної державної адміністрації.

Після реєстрації загальний відділ апарату районної державної адміністрації передає документи на опрацювання до сектору контролю апарату районної державної адміністрації.

164. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництву районної державної адміністрації в день їх надходження або наступного робочого дня у разі їх надходження в неробочий час. Акти органів державної влади, доручення вищих посадових осіб, запити і звернення народних депутатів, а також кореспонденція Верховної Ради України, Офісу Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, передаються на розгляд невідкладно.

165. Документи, розглянуті керівництвом районної державної адміністрації, повертаються з відповідними резолюціями в загальний відділ апарату районної державної адміністрації, який здійснює передачу документів на виконання.

166. Документ, виконавцями якого є декілька структурних підрозділів, передається виконавцям одночасно у вигляді копій (на паперових або електронних носіях) з передачею оригіналу (за реєстром під розписку) головному виконавцю, визначеному в резолюції першим.

167. Факт передачі документа виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційно-моніторинговій картці із зазначенням інформації про виконавців, яким передано паперовий оригінал документа та його копії.

168. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через загальний відділ апарату районної державної адміністрації, яке робить відповідну відмітку в реєстраційно-моніторинговій картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це сектор контролю.

169. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.

170. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівництва районної державної адміністрації, її апарату, та працівники, яким безпосередньо доручено його виконання.

Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.

Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.

171. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) відповідному керівнику.

172. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівнику автор документа зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.

173. Документ подається на підпис разом з документами, на виконання чи на підставі яких його складено.

174. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи електронної взаємодії органів виконавчої  влади, після його реєстрації загальний відділ апарату районної державної адміністрації здійснює виготовлення необхідної кількості примірників.

175. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням зі своїм керівником усі невиконані документи.

Організація моніторингу виконання документів

 

176. Основні засади проведення моніторингу виконання документів визначаються Інструкцією.

177. В Долинській районній державній адміністрації безпосередній контроль за виконанням документів здійснює сектор контролю апарату районної державної адміністрації.

178. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва районної державної адміністрації.

179. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.

Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наведено у

додатку 13.

Індивідуальні строки встановлюються керівництвом районної державної адміністрації.

180. Документи, в яких строк виконання не зазначено, які не є документами інформаційного характеру, або не містять контрольних завдань , повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 днів з моменту реєстрації документа в Долинській районній державній адміністрації.

181. Якщо завдання потребує термінового виконання, у тексті завдання обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.

182. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.

183. У разі потреби індивідуальний строк виконання документа може бути  продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається без погодження з іншими структурними підрозділами безпосередньо посадовій особі, яка встановила строк. Відповідне прохання подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку.

184. У разі зміни строків виконання документа відповідальним працівником сектору контролю у реєстраційно-моніторинговій картці

проставляється новий строк виконання та зазначається причина його зміни.

185. Безпосередній моніторинг виконання документа проводиться на підставі резолюції керівництва районної державної адміністрації.

186. Реєстраційно-моніторингові-картки документів,щодо виконання яких проводиться моніторинг, для зручності можуть групуватися за строками ( наближенням строків) виконання документів, за виконавцями, за кореспондентами або групами (наказами, розпорядженнями дорученнями вищих органів влади, доручення керівництва районної державної адміністрації тощо ).

187. На один документ може бути заведена лише одна реєстраційно - моніторингова картка незалежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.

188. Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно – моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу-виконавця.

189. За запитом структурного підрозділу сектор контролю апарату районної державної адміністрації надає інформацію про документи, виконавцем яких є відповідний структурний підрозділ, щодо яких проводиться моніторинг.

190. Інформація про стан виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву районної державної адміністрації (додаток 14, додаток 15).

 

Інформаційно-довідкова робота з документами

 

191. Засади  проведення інформаційно - довідкової роботи з документами визначаються Інструкцією з діловодства в електронній формі.

 

Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів

 

192. Вихідні документи у паперовій формі, створені в установі надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку, а також доставляються кур’єрською, фельд’єгерською службою.

193. Опрацювання документів для відправлення засобами поштового зв’язку здійснюється загальним відділом апарату районної державної адміністрації  відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

194. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня.

195. Не допускається:

надсилання або передача документів без їх реєстрації в загальному відділі апарату районної державної адміністрації;

дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.

196. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники загального відділу апарату районної державної адміністрації зобов’язані перевірити :

правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);

наявність і правильність зазначення адреси;

наявність на документі відмітки про додатки;

наявність усіх необхідних підписів і печаток на документі та додатках до нього;

наявність додатків та їх відповідність заявленому складу;

відповідність кількості примірників кількості адресатів;

наявність віз на паперовому примірнику вихідного документа, що залишається у справах загального відділу апарату районної державної адміністрації.

197. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп "Підлягає поверненню в райдержадміністрацію.

198. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.

199. Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.

200. Документи, що доставляються фельд’єгерською службою, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.

201. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою керівництва районної державної адміністрації. У такому випадку в документі зазначається, що він надсилається на заміну раніше надісланому.

202. Вихiднi документи та iншi поштовi вiдправлення структурнi пiдроздiли та окремi виконавцi зобов'язанi передавати за реєстром під розписку в загальний відділ апарату районної державної адміністрації у години, встановлені для цього даною Інструкцією.

 

IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві

Складення номенклатури справ

 

203. Основні засади складення номенклатури справ, формування справ та зберігання документів в Долинській районній державній адміністрації визначаються цією Інструкцією.

Цією Інструкцією визначаються окремі особливості систематизації та зберігання документів у паперовій формі.

204. Номенклатура справ – це обов’язковий систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в діловодстві, із зазначенням строків зберігання відповідних справ (додатки 16,17).

205. Зведена номенклатура справ Долинської районної державної адміністрації складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з Державним архівом в Івано-Франківській області. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у в загальному відділі апарату районної державної адміністрації, другий – використовується як робочий, третій – передається архівному відділу районної державної адміністрації, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах районної державної адміністрації, четвертий – надсилається до Державного архіву в Івано-Франківській області.

206. Структурні підрозділи районної державної адміністрації отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.

207. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.

У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу апарату облдержадміністрації (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 – індекс самостійного управління, 12 – порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07 - порядковий номер справи.

У разі наявності у справі томів індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2.

У графу 2 включаються заголовки справ (томів).

Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.

Як правило, у заголовках справ не вживаються неконкретні формулювання ("різні матеріали", "загальне листування", "вхідна кореспонденція", "вихідна кореспонденція" тощо), а також вставні слова і складні синтаксичні звороти.

Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна.

Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.

Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; запис про наявність копій документів у справі (у разі потреби).

У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "справа", наприклад: "Особова справа", "Персональна справа".

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін "документи", а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: "Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах".

Термін "документи" вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа.

У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: "Протоколи засідань колегії районної державної адміністрації".

У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів.

У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перераховуються, а зазначається їх узагальнене найменування.

У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: "Листування про підвищення кваліфікації працівників районної державної адміністрації ".

У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:

1. План основних організаційних заходів районної державної адміністрації на 2018 рік.

2. Звіт про використання районною державною адміністрацією бюджетних коштів за 2018 рік.

Якщо справа складається з декількох томів, формулюється загальний заголовок справи із зазначенням номера тому.

Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок та строки зберігання. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів державної влади вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів.

Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.

У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ та номери статей за переліком документів.

У графі 5 робляться позначки про перехідні справи; про форму створення документів справи (електронна, паперова, змішана); про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ працівнику відповідальному за ведення архівної роботи районної державної адміністрації.

Формування справ

 

208. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.

209. Під час формування справ не допускається включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню. Документи постійного і тимчасового зберігання групуються у справи окремо, за винятком документів-підстав, які додаються до розпоряджень (наказів) районної державної адміністрації. За обсягом справа у паперовій формі не повинна перевищувати 250 сторінок (30-40 міліметрів завтовшки).

210. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.

211. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.

212. Розпорядження (накази) з питань основної діяльності районної державної адміністрації (її апарату), кадрових питань (особового складу) та з питань надання відпусток, відряджень групуються у різні справи.

213. Документи засідань колегії районної державної адміністрації групуються у справи в такому порядку: протокол, порядок денний засідання колегії, підписаний керівником апарату районної державної адміністрації, завізовані проекти рішень, які виносилися на розгляд колегії, доопрацьовані (відповідно до внесених зауважень та пропозицій) і завізовані рішення колегії, підписані головою районної державної адміністрації та зареєстровані відповідно до вимог цієї Інструкції, довідки з кожного питання порядку денного, підписані керівниками структурних підрозділів районної державної адміністрації – відповідальними виконавцями, при необхідності – графіки, таблиці, діаграми; відмічені списки запрошених на засідання колегії.

214. Протоколи засідань колегії районної державної адміністрації групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань колегії районної державної адміністрації систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу – за порядком денним засідання.

215. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності районної державної адміністрації або за авторами цих документів. У справі документи систематизуються за датами доручень.

216. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.

217. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.

218. Особові справи державних службовців формуються у порядку, визначеному Національним агентством України з питань державної служби.

219. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників районної державної адміністрації систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості щодо виплати грошей (відомості щодо нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за календарний рік.

220. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Долинській районній державній адміністрації та її структурних підрозділах здійснюються загальним відділом апарату районної державної адміністрації та архівним відділом районної державної адміністрації.

 

Зберігання документів в установах

 

221. Документи з часу створення ( надходження) і до передачі до архівного підрозділу районної державної адміністрації зберігаються за місцем їх створення. Нормативно – правові акти зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо – за місцем створення.

222. Зберігання документів і справ районної державної адміністрації забезпечує загальний відділ апарату районної державної адміністрації.

223. Справи зберігаються у робочих кабінетах (окремих приміщеннях) у вертикальному положенні в шафах, що закриваються.

224. Для підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.

225. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації, її апарату здійснюється з дозволу керівництва районної державної адміністрації за журналом обліку видачі архівних справ у тимчасове користування. У журналі зазначаються індекс та заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.

Облік видачі архівних документів (довідок, копій, витягів з документів) здійснюється згідно з відповідним журналом.

226. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.

227. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів (листів) допускається з дозволу керівництва районної державної адміністрації з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.

 

V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання

Експертиза цінності документів

 

228. Основні засади проведення експертизи цінності, складення описів справ, оформлення справ та передачі справ до архівного підрозділу районної державної адміністрації визначаються Інструкцією з діловодства.

229. Проведення експертизи цінності документів полягає у їх всебічному вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до зазначеного Фонду.

230. Для організації та проведення експертизи цінності документів в Долинській районній державній адміністрації утворюється постійно діюча експертна комісія.

231. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах Долинської районної державної адміністрації  безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом загального відділу апарату районної державної адміністрації та архівного відділу районної державної адміністрації.

232. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

233. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ районної державної адміністрації шляхом перегляду кожного аркуша справи.

234. За результатами експертизи цінності документів в районній державній адміністрації складається акт про вилучення для знищення документів у паперовій формі (додаток 18).

235. Зведені описи справ постійного, тривалого ( понад 10 років ) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією районної державної адміністрації одночасно. Після затвердження акта районна державна адміністрація має право знищити визначені ним документи.

236. Акт про вилучення для знищення документів складається щодо документів, не внесених до Національного архівного фонду, на справи всієї Долинської районної державної адміністрації. Найменування структурного підрозділу зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.

 

Складення описів справ, що складені у паперовій формі

 

237. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.

238. Описи справ укладаються окремо на справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов’язково.

239. Описи справ структурного підрозділу районної державної адміністрації складаються щороку за встановленою формою (додаток 19) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архівного підрозділу районної державної адміністрації.

240. Номер опису справ структурного підрозділу районної державної адміністрації повинен складатися з індексу структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису. Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу з інд. 5, що розпочаті у 2017 році, матимуть номери: 5 П - 2017; 5 Т-2017; 5 ОС - 2017.

241. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог:

кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів, кожний том вноситься до опису під окремим номером);

графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці справи;

у разі внесення до опису декількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами "те саме", при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожній новій сторінці опису заголовок відтворюється повністю);

графа опису "Примітка" використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам районної державної адміністрації або іншій установі, про наявність копій документів у справі.

242. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.

243. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).

244. У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися в діловодстві, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____".

245. Опис справ, складених у паперовій формі, складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архівного підрозділу районної державної адміністрації, а інший залишається як контрольний примірник в загальному відділі апарату районної державної адміністрації.

246. На основі описів справ архівний відділ районної державної адміністрації  готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).

247. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, тривалого (понад 10 років) – у двох примірниках, з кадрових питань (особового складу) – у трьох примірниках. Один примірник затвердженого опису подається архівному відділу районної державної адміністрації, після схвалення експертною комісією

248. Відповідно до затверджених описів районна державна адміністрація зобов'язана передавати справи до архівного  відділу районної державної адміністрації у встановлені законодавством строки.

 

Оформлення справ

 

249. Оформлення справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) передбачає нумерацію сторінок у справі, складення у разі потреби внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість сторінок і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки.

250. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, сторінки не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.

251. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).

252. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис "є документи за ______ роки".

253. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.

254. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівним підрозділом районної державної адміністрації – номер опису і фонду.

255. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.

256. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи не допускається.

 

Передача справ до архівного відділу районної державної адміністрації

 

257. Справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення їх ведення передаються до архівного відділу районної державної адміністрації,в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування.

258. Передача справ до архівного відділу районної державної адміністрації здійснюється за графіком, затвердженим його керівником.

259. За письмовими зверненнями структурних підрозділів районної державної адміністрації архівний  відділ  районної державної адміністрації оформляє видачу справ у тимчасове користування.

260. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архівного відділу районної державної адміністрації в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.

261. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного відділу районної державної адміністрації за описами.

У кінці кожного примірника опису працівник архівного відділу районної державної адміністрації розписується у прийнятті справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу районної державної адміністрації, всі інші залишаються в архівному  відділі  районної державної адміністрації, та оформляється акт приймання-передавання справ.

Справи, що передаються до архівного відділу районної державної адміністрації, повинні бути зв’язані належним чином.

Районна державна адміністрація зобов’язана забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в районній державній адміністрації для постійного зберігання до архівного відділу районної державної адміністрації.

 

Начальник загального відділу апарату районної державної адміністрації          Марія Мищак

 

СХВАЛЕНО

Протокол засідання

експертної комісії апарату

районної державної адміністрації

від 25.07.2019 р. № 1




Важлива інформація!

На підтримку українських лікарів!
Держпродспоживслужба інформує!
До уваги громадян! Контакти сімейних лікарів!

Важливо!
Акутально!
 
Захистимо Україну разом!

 

ГЕРОЇ  НЕ  ВМИРАЮТЬ!

 

До відома громадськості!

 Інформаційно-навчальні ролики «Знай своє право на землю»

http://ww2.if.gov.ua/data/upload/public_embed/dolynska/ua/2814/pravo-na-zemlyu.jpg

 

 

Долинщина запрошує!
"Гаряча лінія"

w256h2561387214964phone2_1_orig.png(03477)2-70-68 - "Гаряча лінія" голови районної державної адміністрації

 

(03477)-2-53-07, та 2-53-06 - телефон «гарячої лінії» управління соціального захисту населення районної державної адміністрації діє з питань надання житлових субсидій.

 

2-53-05 - Робоча група з питання реалізації рішень, спрямованих на підвищення рівня оплати праці та дотримання норм законодавства в частині мінімальної заробітної плати

 

Повідомлення про корупцію

Информация-по-остойчивости.jpgВідомості про прояви та вчинення корупційних дії уповноваженими особами на виконання функцій держави у Долинській районній державній адміністрації надсилати на електронну адресу: ZPKRDA@i.ua або повідомляти за номером телефону (03477)27064

Уповноважена особа: Біда Ірина Олегівна.

ОФІЦІЙНІ САЙТИ

.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

 

 

 

 



Розробник: ЗАТ "Софтлайн" © Веб-портал органів державної влади та органів місцевого самоврядування Івано-Франківської області