http://ww2.if.gov.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/title/title_rozh.gif      http://ww2.if.gov.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/title/logo1.png 

e-mail:24680382@mail.gov.ua 

6 грудень 2019
Пошук
Розширений пошук

Реєстрація

Логін
Пароль
Увійти
Реєстрація
Офіційні сайти
_________________________

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/image001.jpg  

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/public_embed/dolynska/ua/2370/9

 

Рожнятівський районний суд

 

banner.gif

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/logotype.png 

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/drv_baner1.jpg

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/centr-zajnjatist.gif

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/odpa.gif

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/prez.jpg 

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/uryad.jpg

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/vr.jpg

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/konst.jpg

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/rnbou2.jpg

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/niss.png

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/sud.jpg

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/ukr-nato.jpg

 

http://ww2.gov.if.ua/data/upload/content/rojnyatynska/ua/ban_left/ukrinf.gif


Інструкція ДСК
 На головну / Юридична консультація

Про затвердження інструкції

про порядок ведення обліку, зберігання,

використання і знищення документів та

інших матеріальних носіїв інформації,

що містять службову         інформацію,

в районній державній адміністрації        

 

 

Відповідно до статей 6, 39, 40 Закону України «Про місцеві державні адміністрації», Закону України «Про доступ до публічної інформації», на виконання Указу Президента України від 05 травня 2011 року №547/2011 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», з метою забезпечення єдиного порядку обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в апараті, структурних підрозділах районної державної адміністрації:

постанови Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію»    

1. Затвердити Інструкцію про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в районній державній адміністрації (додається).

2. Керівникам структурних підрозділів районної державної адміністрації керуватися у своїй роботі Типовою інструкцією про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів, що містять службову інформацію, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19 жовтня 2016 року № 736 та цією інструкцією.

3. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження голови районної державної адміністрації від 04 травня 2016 року № 49-к « Про внесення змін  до  розпорядження райдержадміністрації від 30 березня 2012 року № 93 «Про затвердження Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію, в районній державній адміністрації».

         4. Координацію роботи та узагальнення інформації щодо виконання розпорядження покласти на головного відповідального виконавця – загальний відділ  апарату  райдержадміністрації  (Т.Руда).

        5. Контроль за виконанням розпорядження  залишаю  за  собою.

 

 

 

 

 

 

 

Перший  заступник голови

районної  державної  адміністрації                          Андрій  Тринчук

 

 

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

розпорядження районної

державної адміністрації

від 19.01.2017р. № 309

 

ІНСТРУКЦІЯ
про порядок ведення обліку, зберігання, використання
 і знищення документів та інших матеріальних носіїв
інформації, що містять службову інформацію, в районній державній адміністрації

Загальна частина

1. Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв
інформації, що містять службову інформацію, в районній державній адміністрації (далі – Інструкція) визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - службова інформація) в районній державній адміністрації.

2. В районній державній адміністрації та її структурних підрозділах утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджуються розпорядженням районної державної адміністрації.

3. Основними завданнями комісії з питань роботи із службовою інформацією є:

складення на підставі пропозицій структурних підрозділів районної державної адміністрації та з урахуванням вимог законодавства переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей), і подання його на затвердження голові районної держаної адміністрації;

перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою його підтвердження або скасування;

розгляд документів з грифом “Для службового користування” на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;

розслідування на підставі рішення голови районної державної адміністрації фактів втрати документів з грифом “Для службового користування” та розголошення службової інформації;

розгляд питання щодо присвоєння грифа Для службового користування” документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;

вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.

До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією включаються працівники структурних підрозділів районної державної адміністрації, в яких створюється службова інформація, а також працівники сектору мобілізаційної, оборонної роботи та взаємодії з правоохоронними органами апарату районної державної адміністрації, загального відділу апарату районної державної адміністрації, працівники, відповідальні за виконання відповідних функцій в установі.

4. Перелік відомостей складається установою відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, затверджується головою районної державної адміністрації та оприлюднюється на її офіційному веб-сайті.

5. Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються головою районної державної адміністрації, керівниками структурних підрозділів у резолюції до такого документа.

Члени постійних або тимчасових консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів установи, які не є її працівниками, можуть працювати з документами, що містять службову інформацію та виносяться на розгляд відповідного органу на підставі резолюції його керівника.

6. Організація в районній державній адміністрації роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на загальний відділ апарату районної державної адміністрації.

Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками “Літер “М” провадяться сектором мобілізаційної, оборонної роботи та взаємодії з правоохоронними органами апарату районної державної адміністрації.

Керівники структурних підрозділів районної державної адміністрації здійснюють контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом “Для службового користування”, їх зберігання і використання.

7. Загальний відділ апарату районної державної адміністрації ознайомлює працівників апарату та структурних підрозділів установи, а також членів зазначених у пункті 5 цієї Інструкції органів із зазначеною Інструкцією під розпис.

8. Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф “Для службового користування”. На документах, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка “Літер “М”.

9. Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

10. До прийняття рішення про присвоєння документу грифа “Для службового користування” особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні:

1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України “Про доступ до публічної інформації”;

2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;

3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”.

В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа “Для службового користування” може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.

11. Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв’язку.

У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об’єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов’язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.

Керівники юридичних осіб, громадських об’єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.

12. Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в апараті районної державної адміністрації та її структурних підрозділах порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на голову районної державної адміністрації та керівників структурних підрозділів.

Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.

13. Під час роботи з документами з грифом “Для службового користування” застосовуються положення Інструкції з діловодства в Рожнятівській районній державній адміністрації, затвердженої розпорядженням районної державної адміністрації 17.05 .2012 № 147.

Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом Для службового користування в районній державній адміністрації здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.

14. Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядження голови районної державної адміністрації з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

15. У разі ліквідації установи рішення про подальше користування документами з грифом “Для службового користування” приймає ліквідаційна комісія.

16. Архівний відділ районної державної адміністрації надає консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.

Приймання та реєстрація документів

17. Приймання та реєстрація документів з грифом “Для службового користування” та з грифом “Для службового користування”, які містять відмітки “Літер “М” здійснюється загальним відділом апарату районної державної адміністрації.

18. Забороняється доставляти у неробочий час документи з грифом “Для службового користування” в установи, в яких не передбачене цілодобове чергування.

19. Вхідна кореспонденція з грифом “Для службового користування” розкривається працівником загального відділу апарату районної державної адміністрації, відповідальним за діловодство стосовно документів, що містять службову інформацію. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.

20. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 1 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається в загальному відділі апарату районної державної адміністрації.

21. Надіслані не за адресою документи з грифом “Для службового користування” повертаються відправникові без їх розгляду.

22. Під час реєстрації вхідного документа з грифом “Для службового користування” на першому його аркуші за допомогою штампа загальним відділом апарату районної державної адміністрації проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.

У разі надходження конверта (паковання) з відміткою “Особисто”, відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.

23. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, загальним відділом апарату районної державної адміністрації проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.

24. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом “Для службового користування” здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.

При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка “ДСК”, наприклад:

“251/04-12 ДСК; 09-05/456 ДСК; 123 ДСК”.

На документах з мобілізаційних питань перед реєстраційним індексом проставляється відмітка “М”, наприклад:

“М/251/04-12 ДСК”.

Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.

Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:

“До вх. 1172/03-15 ДСК від 01.09.2016”.

На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.

Супровідний лист, що має примітку “без додатка — відкрита інформація”, також реєструється в реєстраційних журналах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.

25. Реєстрація документів з грифом “Для службового користування” здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 2 і 3.

26. Етапи проходження документів з грифом “Для службового користування” в районній державній адміністрації та її структурних підрозділах обов’язково відображаються у реєстраційних журналах.

Облік видань з грифом “Для службового користування”

27. Тираж видання з грифом “Для службового користування”, підготовлений в установі, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 4.

28. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.

Облік електронних носіїв інформації

29. Облік електронних носіїв інформації (жорстких і гнучких магнітних дисків, касет та бобін з магнітною стрічкою, дисків для лазерних систем зчитування, невід’ємної частини модулів флеш-пам’яті тощо), на які планується записувати службову інформацію, ведеться загальним відділом апарату районної державної адміністрації у журналі за формою згідно з додатком 5.

30. На захисній оболонці електронного носія інформації (пластмасовій капсулі гнучкого магнітного диска, касеті або бобіні з магнітною стрічкою, на верхньому боці диска для лазерних систем зчитування, невід’ємній частині корпусу модулів флеш-пам’яті тощо) зазначаються найменування установи, обліковий номер і дата взяття на облік електронного носія, гриф “Для службового користування”.

31. Обліковий номер жорсткого магнітного диска зазначається на етикетці, що наклеюється на його корпусі або на опломбованому корпусі блока чи пристрою, в якому він розміщується.

32. Наклеювання на електронний носій інформації етикеток з обліковими номерами, зазначеними у пунктах 27 і 28 цієї Інструкції, здійснюється у спосіб, який виключає можливість розбирання пристрою без пошкодження етикетки, її непомітного видалення (зміни) або перенесення на інший носій інформації.

33.  Забороняється записувати службову інформацію на електронний носій інформації, не внесений до журналу обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію.

34. Гриф “Для службового користування” зберігається за електронним носієм інформації до моменту його знищення.

35.  Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування”, який вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, провадиться представником організації, що здійснює гарантійне обслуговування, тільки у приміщенні установи та у присутності працівника, якому такий носій видано в установленому порядку. Зазначений носій залишається у розпорядженні установи для подальшого знищення.

Заміна електронного носія інформації з грифом “Для службового користування”, що вийшов з ладу під час дії гарантійного строку, в іншому порядку не дозволяється.

36. Ремонт блока чи пристрою з електронним носієм інформації, що має гриф “Для службового користування”, проводиться в установі у присутності працівника, якому такий носій в установленому порядку видано, та у разі необхідності - відповідального  за організацію і стан технічного захисту інформації в апараті районної державної  адміністрації. У разі виникнення необхідності в передачі за межі установи такого блока чи пристрою для виконання ремонтних робіт електронний носій інформації вилучається та зберігається працівником, якому зазначений носій виданий в установленому порядку.

Друкування і розмноження документів

37. Друкування і розмноження в установі документів з грифом “Для службового користування” за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.

Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань здійснюється працівниками установи, які мають допуск до роботи з такими документами.

38. У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф “Для службового користування” та номер примірника, наприклад:

“Для службового користування

Прим. № 3”.

Установа, яка є розробником документа з грифом “Для службового користування”, може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:

“Для службового користування

Прим. № 2
Копіюванню не підлягає”.

Відмітки “Літер “М”, номер примірника зазначаються нижче грифа “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування

Літер “М”

Прим. № 2”.

39.  На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф “Для службового користування”, наприклад:

“Для службового користування

Прим. № 4

Додаток до наказу

______________________

(найменування установи)

__ ______ 20__ р. №____”.

 

У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:

“Додаток: довідка про виконання плану заходів від 14 серпня 2016 року.  № 01-25/52 ДСК на 5 арк., прим. № 2.”.

Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом “Для службового користування”, під таким грифом ставиться позначка “(без додатка - відкрита інформація)”, наприклад:

“Для службового користування

(без додатка - відкрита інформація)

Прим. № 1”.

40. У друкованих виданнях гриф “Для службового користування” і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.

41. На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі установи, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:

“Надруковано три примірники.

Прим. № 1 - Мін’юсту

Прим. № 2 - Мінфіну

Прим. № 3 - до справи № 02—10

Пункт 3.7 переліку відомостей

АРМ інвентарний номер 5”.

42. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:

“Прим. № 1- 8 - за списком на розсилку;

Прим. № 9 - до справи № 02 - 10”.

43. На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються прізвище (прізвище, ім’я, по батькові) виконавця та номер його службового телефону, наприклад:

“Марченко 255 55 55”

або

“Марченко Петро Васильович 255 55 55”.

44. Після реєстрації створеного документа з грифом “Для службового користування” його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

45. Розмноження документів з грифом “Для службового користування” здійснюється загальним відділом апарату районної державної адміністрації або її структурними підрозділами, визначеними розпорядженням районної державної адміністрації, з дозволу голови районної державної адміністрації за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 6 або відповідно до резолюції керівника установи.

Голова районної державної адміністрації може у встановленому порядку делегувати повноваження щодо надання дозволу на розмноження таких документів керівникам структурних підрозділів, в яких документи опрацьовуються або зберігаються.

46. На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.

47. Документ з грифом “Для службового користування”, одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно в кількох структурних підрозділах, копіюється у визначеному пунктом 40 цієї Інструкції порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.

48. Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 7.

Надсилання документів

49. Надсилання документів з грифом “Для службового користування” іншим установам у межах України здійснюється рекомендованим поштовим відправленням або кур’єрською службою установи (кур’єрами), підрозділами урядового фельд’єгерського зв’язку, підрозділами органів спеціального зв’язку.

У разі надсилання документів з грифом “Для службового користування” за допомогою підрозділів урядового фельд’єгерського зв’язку або органів спеціального зв’язку оформлення конвертів (паковань) повинне відповідати вимогам нормативно-правових актів, що регулюють діяльність зазначених підрозділів.

Передача службової інформації (надсилання документів з грифом “Для службового користування”) телекомунікаційними, інформаційно-телекомунікаційними мережами здійснюється лише з використанням засобів криптографічного захисту інформації, що в установленому порядку допущені до експлуатації, з дотриманням вимог технічного захисту інформації.

50. Електронні носії інформації та документи з грифом “Для службового користування”, що підлягають поверненню, обов’язково надсилаються до установи із супровідним листом.

Видання з грифом “Для службового користування” надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом “Для службового користування”, в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог пункту 34 цієї Інструкції.

51. Документи з грифом “Для службового користування”, які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.

52. На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки “ДСК”. Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.

Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.

53. У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа “Для службового користування” проставляється відмітка “Особисто”, а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, ім’я, по батькові (ініціали) одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 47 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка “Подвійний конверт”.

54. У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка “Літер “М”.

55. Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.

Формування виконаних документів у справи

56. Виконані документи з грифом “Для службового користування” групуються у справи згідно із затвердженою в установі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом “Для службового користування” документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.

Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку “Літер “М”.

57. До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом “Для службового користування”.

58. У графі номенклатури справ “Індекс справи” до номера справи з документами, що мають гриф “Для службового користування”, проставляється відмітка “ДСК”, наприклад:

“04 - 10 ДСК”.

59. На обкладинці справи, що містить документи з грифом “Для службового користування”, у правому верхньому куті проставляється відмітка “Для службового користування”.

60. У разі коли в установі створюється понад 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).

61. У разі коли в установі створюється менш як 50 документів на рік з грифом “Для службового користування”, номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування”. Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка “ЕК”, яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією установи з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до  Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р.  № 1004 (Офіційний вісник України, 2007 р., № 59, ст. 2346).

62.  Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи “Документи з грифом “Для службового користування” і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

63. Якщо у справі із заголовком “Документи з грифом “Для службового користування” містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка “ЕК” у графі номенклатури справ “Строк зберігання” закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.

64. Документи з мобілізаційних питань зберігаються в окремих робочих папках, на яких зазначаються прізвища та ініціали працівників, які мають право їх розкривати.

Робочі папки з документами з мобілізаційних питань опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.

Користування документами

65. Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом “Для службового користування” передаються працівникам відповідно до резолюцій керівника установи або його заступників, керівників підрозділів установи.

Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються в загальному відділі апарату районної державної адміністрації чи інших структурних підрозділах, видаються у тимчасове користування працівникам установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 8, резолюції голови районної державної адміністрації або затвердженого головою районної державної адміністрації (керівником структурного підрозділу установи) списку працівників, які мають право працювати з відповідною справою.

Допуск працівників установи до роботи з документами, що містять службову інформацію з мобілізаційних питань, здійснюється на підставі списку, складеного сектором мобілізаційної, оборонної роботи та взаємодії з правоохоронними  органами апарату районної державної адміністрації і затвердженого керівником установи.

66. Справи та видання з грифом “Для службового користування” видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 9.

67. Робота з документами з мобілізаційних питань проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.

68. Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.

69. Справи з грифом “Для службового користування”, що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) установи, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10.

Про видачу справ з грифом “Для службового користування” з архівного підрозділу (архіву) установи робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення установи.

70. Справи з грифом “Для службового користування” видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.

71. За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом “Для службового користування”, їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією голови або першого заступника голови районної державної адміністрації можуть видаватися працівникам інших установ.

На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка “Копія”. Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.

72. Копії документів та витяги з них засвідчуються начальником загального відділу апарату районної державної адміністрації, наприклад:

“Згідно з оригіналом

Начальник загального відділу апарату районної державної адміністрації         (підпис)     О. О. Павленко

20 липня 2016 року”.

73. Після ознайомлення з документами з грифом “Для службового користування” на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.

74. У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом “Для службового користування” у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.

Порядок оформлення робочого зошита визначається інструкцією установи.

75. Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом “Для службового користування”, отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.

76. Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом “Для службового користування”, для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.

У разі надходження до установи запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф “Для службового користування”, здійснюється з урахуванням вимог пункту 69 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України “Про доступ до публічної інформації”, щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.

За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.

Перегляд документів з грифом
“Для службового користування”

77. Перегляд документів з грифом “Для службового користування” проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п’ять років.

Скасування грифа “Для службового користування” здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.

Перегляд документів з грифом “Для службового користування” з метою можливого скасування грифа обов’язково здійснюється під час підготовки:

справ для їх передачі до архівного підрозділу (архіву) установи;

документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до архівного відділу апарату районної державної адміністрації.

78. Рішення про скасування грифа “Для службового користування” чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією установи - розробника документа або відповідною комісією установи-правонаступника чи установи вищого рівня, якщо установа - розробник документа припинила свою діяльність.

79. За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.

80. Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником установи. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф “Для службового користування” або строк обмеження доступу до яких продовжено.

Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архівного підрозділу (архіву) районної державної адміністрації або її структурних підрозділів, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до архівного відділу районної державної адміністрації.

81. Про скасування грифа “Для службового користування” письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.

82. На обкладинках справ та документах гриф “Для службового користування” погашається працівником загального відділу апарату районної державної адміністрації або відповідальними працівниками її структурних підрозділів шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.

Підготовка справ до передачі
на архівне зберігання та знищення

83. Експертиза цінності документів з грифом “Для службового користування” та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.

У кінці кожної закінченої справи з грифом “Для службового користування” на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:

наявність літерних і пропущених номерів аркушів;

номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;

номери великоформатних аркушів;

номери конвертів з укладеннями;

кількість аркушів укладень.

Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою загального відділу апарату районної державної адміністрації або печаткою “Канцелярія”. Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.

Справи з грифом “Для службового користування” після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.

84. Справи постійного та тривалого зберігання з грифом “Для службового користування” та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі “Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом “Для службового користування” додається відмітка “ДСК”.

85. Під час передачі справ з грифом “Для службового користування” на постійне зберігання до архівного відділу районної державної адміністрації установа-фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає  архівному відділу районної державної адміністрації лист, у якому визначається порядок користування такими справами.

86. Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом “Для службового користування”, строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ установи в цілому.

87. Документи, справи, видання з грифом “Для службового користування”, вилучені для знищення експертною комісією установи у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.

Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.

88. В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, ініціалів членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:

“Справи № 25 ДСК, № 30 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.

Члени експертної комісії установи:

(підпис)     П. В. Марченко

(підпис)     О. О. Павленко

(підпис)     В. А. Іваненко

10 лютого 2016 року”.

 

89. Після знищення документів з грифом “Для службового користування” в облікових формах (журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка “Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ року № __”.

90. Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом “Для службового користування”, друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників установи, які провели таке знищення.

Забезпечення збереженості документів
та проведення перевірки їх наявності

91. Справи з грифом “Для службового користування” з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архівний підрозділ (архів) установи.

92. Документи і справи з грифом “Для службового користування” зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.

Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються керівником установи.

Зберігання документів і справ із грифом “Для службового користування” здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.

93. Документи з грифом “Для службового користування” можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 83 цієї Інструкції.

94. Передача документів з грифом “Для службового користування” структурним підрозділам здійснюється через загальний відділ апарату районної державної адміністрації з проставленням відповідної відмітки в облікових формах.

Порядок передачі одержаних в загальному відділі апарату районної державної адміністрації документів з грифом “Для службового користування” всередині одного структурного підрозділу для виконання (ознайомлення) від одного працівника структурного підрозділу іншому працівникові того самого підрозділу та ведення необхідних облікових форм визначається інструкцією установи з урахуванням специфіки її діяльності.

95. Забороняється переміщення документів з грифом “Для службового користування” з однієї справи до іншої без повідомлення загального відділу апарату районної державної адміністрації. Про всі переміщення документів робляться відповідні відмітки в облікових формах, у тому числі внутрішніх описах.

Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом “Для службового користування” забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архівний відділ районної державної адміністрації, загальний відділ апарату районної державної адміністрації за письмовою вказівкою керівника установи здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому у структурному підрозділі (архіві) повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.

96. Документи з грифом “Для службового користування” не дозволяється виносити за межі установи, крім випадків передачі документів на виконання у структурні підрозділи, що розташовуються поза межами основного приміщення установи, та у разі виникнення необхідності в їх узгодженні, підписанні в установах, розташованих у межах одного населеного пункту. Винесення документа з грифом “Для службового користування” за межі установи здійснюється на підставі резолюції голови районної державної адміністрації або керівника структурного підрозділу, в якому такий документ (його проект) підготовлено. При цьому документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.

97. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом “Для службового користування”. У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.

98. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, голова районної державної адміністрації ставить на доповідній записці керівника відповідного структурного підрозділу резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом “Для службового користування” до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.

99. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування”), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” після завершення діловодного року та формування справ.

Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним актом установи.

До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом “Для службового користування” з відмітками “Літер “М” залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.

100. Результати перевірок, зазначених у пункті 99 цієї Інструкції, оформляються актом за формою згідно з додатком 11.

Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника свого структурного підрозділу, який у письмовій формі терміново інформує про такий факт голову районної державної адміністрації (керівника структурного підрозділу районної державної адміністрації) та начальника загального відділу апарату районної державної адміністрації.

У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.

101. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням голови районної державної адміністрації  може утворюватися спеціальна комісія.

102. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників установи письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.

103. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об’єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.

104. За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається голові районної державної адміністрації на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією голови районної державної адміністрації не більш як на один місяць.

Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.

105. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність установ, а також наводиться перелік втрачених документів.

106. Відмітка про втрату документів вноситься загальним відділом апарату районної державної адміністрації до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.

107. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архівного підрозділу установи для включення її до справи.

Охорона службової інформації під час
міжнародного співробітництва

108. Рішення про можливість прийому районною державною адміністрацією іноземних делегацій, груп та окремих іноземних громадян та осіб без громадянства (далі - іноземці) приймається головою районної державної адміністрації або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

109. Організацію прийому іноземців і проведення роботи з ними забезпечує управління економічного розвитку і торгівлі районної державної адміністрації, а у структурних підрозділах районної державної адміністрації - посадова особа, визначена керівником підрозділу.

110. Управлінням економічного розвитку і торгівлі районної державної адміністрації разом з іншими структурними підрозділами установи, що беруть участь у прийомі іноземців, за участю відповідального  за організацію і стан технічного захисту інформації в апараті районної державної  адміністрації, розробляється програма прийому іноземців, яка повинна містити:

відомості про іноземців, найменування їх посад, а також інформацію про підприємство, установу, організацію, яку вони представляють, період перебування в установі;

мету прийому іноземців, перелік питань, які плануються для обговорення. Інформація про діяльність установи, яка може бути доведена до іноземців або їм передана, зазначається у додатку до програми;

список посадових осіб установи, відповідальних за прийом іноземців і виконання інших завдань, пов’язаних з перебуванням іноземців в установі (із зазначенням змісту таких завдань);

перелік структурних підрозділів установи (із зазначенням приміщень), які відвідуватимуться іноземцями;

перелік місць та порядок застосування іноземцями кіно-, фото-, аудіо- і відеоапаратури, інших технічних засобів;

маршрути і порядок пересування іноземців територією установи;

інші необхідні заходи.

Програма прийому іноземців затверджується головою районної державної адміністрації або його заступником, відповідальним за організацію прийому та роботу з іноземцями.

111. У разі коли під час прийому іноземців передбачається передача іноземцям в установленому законодавством порядку службової інформації, яка була зібрана під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, голова районної державної адміністрації або за його дорученням начальник  управління економічного розвитку і торгівлі районної державної адміністрації своєчасно інформує у письмовій формі орган СБУ про склад іноземної делегації (групи) із зазначенням прізвищ, імен і посад її членів, період перебування та мету відвідання установи. Разом із зазначеною інформацією надсилається копія програми прийому іноземців.

112. З метою запобігання витоку службової інформації відомості, документи та інші матеріальні носії інформації, яким надано гриф “Для службового користування” та з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм надані, оцінюються комісією з питань роботи із службовою інформацією до затвердження програми прийому іноземців.

Рішення такої комісії оформляється актом про результати проведення експертної оцінки, що затверджується керівником установи.

113. Акт про результати проведення експертної оцінки повинен містити:

дані щодо підстав проведення експертної оцінки;

назву, реєстраційні дані, гриф обмеження доступу до документа, номер носія інформації, яка є предметом експертної оцінки;

назву та вид носія інформації, його реєстраційні дані, сторінки, пункти, абзаци та інші дані щодо інформації, яка містить відомості, що становлять службову інформацію;

сферу життєдіяльності держави, якій може бути завдано шкоди внаслідок оприлюднення такої інформації, та обґрунтування такого висновку;

пункти переліку відомостей, що становлять службову інформацію, яким відповідають наявні в матеріальних носіях інформації відомості;

найменування органу державної влади, іншого державного органу, органу місцевого самоврядування, іншого суб’єкта, що виконує владні управлінські функції відповідно до законодавства і є розпорядником зазначеної службової інформації.

114. Носії інформації з грифом “Для службового користування” можуть бути надані для ознайомлення іноземцям після вилучення з них відомостей, що становлять службову інформацію.

115. У разі коли комісією з питань роботи із службовою інформацією в носіях інформації не виявлено зазначеної інформації, наданий таким носіям гриф “Для службового користування” підлягає перегляду відповідно до пункту 61 цієї Інструкції.

116. Передача іноземцям службової інформації здійснюється з дозволу голови районної державної адміністрації, якому відповідно до пункту 4 цієї Інструкції надано право затверджувати перелік відомостей, або його заступника, уповноваженого керівником на прийняття такого рішення.

117. Підготовка приміщень установи для прийому іноземців передбачає припинення в них робіт, пов’язаних з обробкою службової інформації, вилучення документів з грифом “Для службового користування”, приховування або маскування виробів (стендів), наочної документації, що містять службову інформацію.

Приміщення, в яких проводиться робота з іноземцями, до початку їх відвідування іноземцями та після його завершення перевіряється відповідальним  за організацію і стан технічного захисту інформації в апараті районної державної  адміністрації. Про результати такої перевірки складається довідка у довільній формі, а зазначені в ній відомості вносяться до відповідної графи журналу обліку зустрічей за формою згідно з додатком 12, що ведеться управлінням економічного розвитку і торгівлі районної державної адміністрації.

118. Повноваження осіб установи, відповідальних за прийом іноземців і проведення роботи з ними, визначаються програмою роботи з іноземцями, а також письмовими розпорядчими документами голови районної державної адміністрації та начальника управління економічного розвитку і торгівлі районної державної адміністрації. Працівники установи, які беруть участь у прийомі іноземців і проведенні роботи з ними, повинні діяти лише у межах наданих повноважень та забезпечувати охорону службової інформації.

119. Забороняється під час прийому і проведення роботи з іноземцями залишати їх у службових приміщеннях та на території установи без супроводу.

120.  Управління економічного розвитку і торгівлі районної державної адміністрації за результатами прийому іноземців складає у довільній формі звіт про виконання програми роботи з іноземцями, в якому зазначаються:

відомості про іноземців, зміст проведених з ними бесід;

інформація, яка використовувалася чи була передана іноземцям, перелік відповідних матеріальних носіїв інформації (документів, науково-технічної документації, зразків виробів тощо);

інформація, отримана від іноземців;

пропозиції та рекомендації за результатами візиту іноземців.

121. Звіт про виконання програми роботи з іноземцями затверджується головою районної державної адміністрації. У разі передачі іноземцям документів або матеріальних носіїв, що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, копія затвердженого звіту протягом п’яти робочих днів надсилається органові СБУ, а також за рішенням керівника установи іншим заінтересованим установам.

122. Програма проведення роботи з іноземцями, акт про результати проведення експертної оцінки та звіт про виконання програми роботи з іноземцями зберігаються в управлінні економічного розвитку і торгівлі районної державної адміністрації окремій справі, що передбачається номенклатурою справ.

123. Голова районної державної адміністрації зобов’язаний здійснювати контроль за діяльністю осіб, на яких покладається виконання функцій з організації прийому і проведення роботи з іноземцями, а також за виконанням відповідних програм.

124. У разі виникнення необхідності в одночасному забезпеченні охорони службової інформації під час міжнародного співробітництва захист службової інформації провадиться відповідно до вимог Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 р. № 939.

125. Вимоги до охорони службової інформації під час прийому іноземців не поширюються на іноземних радників, які виконують консультативно-дорадчу функцію в районній державній адміністрації на підставі відповідних міжнародних договорів, у тому числі про взаємну охорону (захист) таємної інформації та матеріалів.

126. Питання щодо охорони службової інформації під час роботи іноземних радників, визначення їх повноважень та обов’язків, переліку осіб, які мають право з ними працювати, порядку роботи з іноземними радниками регулюються розпорядженнями районної державної адміністрації.

_____________________


Додаток 1
до Інструкції

Найменування установи

АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності,
пошкодження конверта (паковання)
від ____ _________ 20__ р. № ______

Цей акт складений ___________________________________________

(найменування посади керівника служби діловодства установи)

_________________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

у присутності: ____________________________________________________

(посади, прізвища, ініціали посадових осіб)

_________________________________________________________________

про те, що під час розкриття конверта (паковання), надісланого _________

_________________________________________________________________,

(найменування установи, що надіслала документи)

не виявлено таких вкладень _________________________________________

                                            (назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)

_________________________________________________________________,

виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (паковання)

_________________________________________________________________

 (назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакованнях)

_________________________________________________________________

з порушенням цілісності та пошкодженнями)

 

 

 

 

_____________

(підпис)

____________________

(ініціали та прізвище)

_____________________


Додаток 2
   до Інструкції

ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом
“Для службового користування”

Дата надхо-дження та реєстра-ційний індекс вхідного доку-мента

Дата та реєстра-ційний індекс вихідного доку-мента

Автор документа

Назва виду документа, його заголовок або  короткий зміст

Кількість
аркушів

Кількість та номери примірни-ків

Резолюція або відповідаль-ний виконавець

Відміт-ка про розмно-ження (кіль-кість примір-ників, кому вручено (наді-слано)

Відмітка про взяття на контроль доку-
мента та строк його вико
-нання

Дата і підпис

Реєстра-ційний індекс справи, до якої підшито документ

Від-мітка про зни-щення доку-мента

доку-мента

додат-ка

отри-мання

повер-нення

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

11

13

_____________________


Додаток 3
    до Інструкції

 

ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом
“Для службового користування”*

Дата надход-ження та реєстра-ційний індекс доку-мента

Вид документа та короткий зміст

Наймену-вання струк-турного підрозділу, прізвище та ініціали виконавця

Підстава віднесення   інформації   до категорії з обме-женим доступом

Підготовлено

Відправлено

Реєстра-ційний індекс справи, до якої підшито документ

Номер реєстру або дата отри-мання доку-мента і підпис виконав-ця

Відмітка про зни-щення доку-мента

Примітка

кількість примір-ників, їх номери

кіль-кість арку-шів у кож-ному примір-нику

наймену-вання установи — одержу-вача доку-мента, структур-ного підроз-ділу

номер при-мір-ника

1

2

3

4

5

6

7

8

9

11

12

13

 

_________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

_____________________

 


Додаток 4
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом
“Для службового користування”*

Поряд-ковий номер

Назва видання

Надійшло

Розподіл

Додаткове виготовлення примірників

Повернення

Знищення

звідки надій-шло або де надру-ковано

реєстра-ційний індекс вхідного супро-відного листа і дата

кіль-
кість примір-ників
та їх номери

куди надіслано або кому видано

реєстрацій-ний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання)
і дата

кіль-кість примір-ників та їх номери

кількість примір-ників та їх номери

куди надіслано або кому видано

реєстра-ційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата

дата, номери примірни-ків

дата, номер акта

 

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

 

 

_________

*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

_____________________

 


Додаток 5
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку електронних носіїв інформації,
на які планується записувати службову інформацію*

Поряд-ковий номер

Обліко-вий номер

Дата взят-тя на облік

Вид електронного носія, серійний номер

Відмітка про видачу

Відмітка про повернення

Відмітка про відправлення електронного носія (дата та реєстрацій-ний індекс супровідного листа)

Відмітка про знищення електронного носія (дата та реєстра-ційний індекс акта)

Примітка

 

наймену-вання структур-ного підрозділу

прізвище, ініціали виконав-ця

дата отри-мання носія і підпис вико-навця

прізвище, ініціали працівника служби діловод-ства

дата і підпис праців-ника служби діловод-ства

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

 

 

__________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

_____________________

 


Додаток 6
до Інструкції

 

ДОЗВОЛЯЮ

_____________________________
(
найменування посади керівника установи

_____________________________
(структурного підрозділу установи)

_________    __________________

    (підпис)                 (ініціали та прізвище)

___  ______________ 20___ р.

ЗАМОВЛЕННЯ
на розмноження документа
з грифом “Для службового користування”

________________________________________________________________

(вид документа)

_____________________      ______________________  № _____________

           (дата реєстрації)                              (реєстраційний індекс)                     (номер примірника)

_________________________________________________________________

(заголовок або короткий зміст)

Кількість сторінок у примірнику _____________________________________

Кількість примірників, які необхідно виготовити, _______________________

Особливі умови розмноження _______________________________________

Виконавець _______________________________________________________

(ініціали  та прізвище)

 

____________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)

_____________

(підпис)

_____________________

(ініціали та прізвище)

 

____________________________
(найменування посади керівника служби діловодства)

_____________

 

_____________________

 

___  ____________ 20___ р.

 

Прийнято до виконання

____________________________
(найменування посади
працівника, що виконує роботи з розмноження документа)

_____________

 

_____________________

 

___  ____________ 20___ р.

_____________________


Додаток 7
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку розмножених документів
з грифом “Для службового користування”

Поряд-ковий номер

Дата розмноження

Вид документа, його заголовок або короткий зміст

Дата та реєстрацій-ний індекс документа

Кількість аркушів

Кількість примірників

Прізвище та ініціали посадової особи, яка дала дозвіл на розмно-ження

Дата видачі розмножених примірників

Прізвище та ініціали працівника, який отримує розмножені примірники, його підпис

Відмітка про знищення документа

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

____________________


Додаток 8
до Інструкції

 

ДОЗВОЛЯЮ

видачу справ

__________________________________
(
найменування посади керівника структурного підрозділу,

__________________________________ який зберігає справи з грифом “Для службового користування”)

__________    _____________________

       (підпис)                    (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

ЗАМОВЛЕННЯ
на видачу справ з грифом
“Для службового користування”

_________________________________________________________________

(мета видачі справ з грифом “Для службового користування”)

 

Поряд-ковий номер

Номер справи

Заголовок справи

Мета або підстава роботи з документами

Прізвище
та ініціали працівника, якому видається справа

1

2

3

4

5

 

 

 

 

____________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу, який здійснює замовлення справ)

______________
(підпис)

____________________
(ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

_____________________


Додаток 9
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку видачі справ з грифом
“Для службового користування”*

Поряд-ковий номер

Назва справи або видання

Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок

Підрозділ і прізвище працівника

Підпис і дата

Примітка

отримання

повернення

1

2

3

4

5

6

7

 

 

___________
*У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.

_____________________

 


Додаток 10
до Інструкції

 

ДОЗВОЛЯЮ

видачу справ

________________________________
(найменування посади керівника архівного підрозділу

________________________________
установи (особи, відповідальної за архів)

__________   _____________________

     (підпис)                   (ініціали  та прізвище)

___  ____________ 20___ р.

 

ЗАМОВЛЕННЯ

на видачу справ з архівного
підрозділу (архіву) установи
від ___ __________ 20__ р. № _________

 

Прошу видати ___________________________________________________

             (прізвище, ініціали і найменування посади працівника, відповідального за роботу із справами)

для ________________________________________________________________

                          (мета роботи з документами, орієнтовний строк виконання роботи)

такі справи:

Фонд

Номер опису

Номер справи

Заголовок справи

Кількість аркушів

Підпис замовника, який отримав справу

Підпис працівника архівного підрозділу (архіву) установи, якому повернута справа

1

2

3

4

5

6

7

 

 

__________________________

(найменування посади керівника структурного підрозділу, що здійснює замовлення)

____________

(підпис)

______________________

(ініціали  та прізвище)

 

___  ____________ 20___ р.

_____________________


Додаток 11
до Інструкції

 

ЗАТВЕРДЖУЮ

Найменування посади керівника установи

_________   ____________________

      (підпис)                  (ініціали та прізвище)

___ ____________ 20___ р.

АКТ
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів,
справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” та організації роботи з ними
від ___ _________ 20__ р. № _______

На підставі ___________________________________________________

(назва розпорядчого документа)

____________________________________ від ___ ________20__ р. № ____

комісією у складі: _________________________________________________

                                      (найменування посади, ініціали і прізвище голови комісії та її членів)

_________________________________________________________________

з ___ _________20__ р. по ___ _________20__ р. проведено перевірку наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом “Для службового користування” та організації роботи з ними.

У результаті проведення перевірки встановлено:

1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами реєстрації) _________________________________________________________________.

(кількість документів, справ, видань, електронних носіїв інформації)

З них:

наявні _______________________________________________________
                             (реєстраційні індекси документів, номери справ, видань)

відсутні _____________________________________________________.

2. Виявлені документи, справи, видання, електронні носії інформації, не внесені до описів (номенклатур справ, журналів реєстрації), _____________

_________________________________________________________________.

3. Характеристика фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації та стану організації роботи з ними _________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Голова комісії

_____________
(підпис)

_________________________
(ініціали та прізвище)

Члени комісії:

 

 

 

_____________

(підпис)

_________________________

(ініціали та прізвище)

_____________________


Додаток 12
до Інструкції

ЖУРНАЛ
обліку зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями

_______________________________________________________________

(найменування установи)

Поряд-ковий номер

Період перебу-вання

Прізвище, ім’я,
по батькові
(за наявності) іноземця, найменування держави, установи, організації

Мета зустрічі, ініціали та прізвище посадових осіб, відповіда-льних за організацію зустрічі

Структурні підрозділи установи, з роботою яких ознайомилися іноземці

Прізвище та ініціали працівників установи, які брали участь у зустрічі

Результати зустрічі (зазначаються відомості про виконання програми роботи з іноземцями, у разі передачі службової інформації — реквізити відповідного дозволу)

Реквізити матеріальних носіїв інформації, що передані іноземцям

1

2

3

4

5

6

7

8

___________________


ЗАТВЕРДЖЕННО
постановою Кабінету Міністрів України
від 19 жовтня 2016 р. № 736

ЗМІНИ,
що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України

1. Пункт 7 Порядку проведення зовнішнього незалежного оцінювання та моніторингу якості освіти, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 серпня 2004 р. № 1095 “Деякі питання запровадження зовнішнього незалежного оцінювання та моніторингу якості освіти” (Офіційний вісник України, 2004 р., № 34, ст. 2262; 2006 р., № 1—2, ст. 34; 2015 р., № 62, ст. 2017) виключити.

2. У підпункті 3 пункту 23 Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. № 1004 “Про проведення експертизи цінності документів” (Офіційний вісник України, 2007 р., № 59, ст. 2346; 2012 р., № 91, ст. 3696; 2015 р. № 60, ст. 1972), слова “, переліків відомостей, що становлять службову інформацію, які складаються органами державної влади, органами місцевого самоврядування, іншими суб’єктами владних повноважень, у тому числі на виконання делегованих повноважень” виключити.

_____________________

 

 

 


ЗАТВЕРДЖЕНО
постановою Кабінету Міністрів України
від 19 жовтня 2016 р. № 736

ПЕРЕЛІК
постанов Кабінету Міністрів України, що втратили чинність

1. Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893 “Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію” (Офіційний вісник України, 1998 р., № 48, ст. 1764).

2. Пункт 3 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 29 листопада 2001 р. № 1601 “Про затвердження положень з питань державної таємниці та внесення змін до деяких постанов Кабінету Міністрів України” (Офіційний вісник України, 2001 р., № 49, ст. 2190).

3. Пункт 2 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 13 березня 2002 р. № 281 “Про деякі питання захисту інформації, охорона якої забезпечується державою” (Офіційний вісник України, 2002 р., № 11, ст. 515).

4. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 листопада 2004 р. № 1547 “Про внесення змін до постанови Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893” (Офіційний вісник України, 2004 р., № 46, ст. 3033).

5. Постанова Кабінету Міністрів України від 19 липня 2006 р. № 1000 “Деякі питання обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію” (Офіційний вісник України, 2006 р., № 30, ст. 2131).

6. Пункт 5 змін, що вносяться до актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 8 грудня 2006 р. № 1700 (Офіційний вісник України, 2006 р., № 50, ст. 3324).

7. Постанова Кабінету Міністрів України від 26 серпня 2009 р. № 899 “Про доповнення пункту 83 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” (Офіційний вісник України, 2009 р., № 65, ст. 2270).

8. Постанова Кабінету Міністрів України від 4 серпня 2010 р. № 692 “Про внесення зміни до пункту 18 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави” (Офіційний вісник України, 2010 р., № 60, ст. 2086).

9. Пункт 3 змін, що вносяться до постанов Кабінету Міністрів України з питань доступу до інформації, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 7 вересня 2011 р. № 938 (Офіційний вісник України, 2011 р., № 69, ст. 2624).

10. Пункт 11 змін, що вносяться до актів Кабінету Міністрів України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 2011 р. № 1109 (Офіційний вісник України, 2011 р., № 84, ст. 3078).

11. Постанова Кабінету Міністрів України від 1 жовтня 2014 р. № 503 “Про внесення змін до пункту 90 Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію” (Офіційний вісник України, 2014 р., № 81, ст. 2291).

_____________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 




ВІДЕОРОЛИКИ

ЩОДО ПРОВЕДЕННЯ ЧЕТВЕРТОЇ ХВИЛІ МОБІЛІЗАЦІЇ

ДО ЗБРОЙНИХ СИЛ УКРАЇНИ

Оголошення!

Запрошуємо взяти участь у семінарі-практикумі «Карпатська Дорога Смаку як інструмент розвитку сільських територій», який відбудеться 12 грудня 2019 року.

Важливо!
Про зміни в електронному декларуванні, які вводяться в дію 1 січня 2020 року
16 днів проти насильства

 16 днів проти насильства

Оголошення!

ПРО КОНКУРС ПІДТРИМКИ ІНІЦІАТИВ МІСЦЕВИХ КАРПАТСЬКИХ ГРОМАД

Розробляється проект Стратегії розвитку Івано-Франківської області

Розробляється проект Стратегії розвитку Івано-Франківської області

Оголошення!
Протокол загальних зборів громадян с.Сваричів щодо обговорення детального плану території для обслуговування сонячної електростанції (будівництво сонячної електростанції -14.04) в урочищі "Гора"
Оголошення!

Довідка про проведення громадського обговорення «Детального плану території для будівництва, експлуатації та обслуговування сонячної електростанції за межами с.Цінева на території Цінівської с/р Рожнятівського району Івано-Франківської обл.

Протокол

Оголошення!
Результати проведення конкурсу!
Оголошення!

Проект документа державного планування та звіту про стратегічну екологічну оцінку .

 Повідомлення про оприлюднення проекту документа державного планування та звіту про стратегічну екологічну оцінку

ВІДЕОРОЛИК!
ВІДЕО конкурсу на заміщення вакантної посади директора комунального некомерційного підприємства "Центр первинної медичної допомоги Рожнятівської районної ради.

Оголошення

Інтерактивна карта захисних споруд цивільного захисту та найпростіших укриттів Рожнятівського району.
Інтерактивна карта захисних споруд цивільного захисту та найпростіших укриттів Рожнятівського району.

Про вибори голови районної ради

Про вибори заступника голови районної ради



Розробник: ЗАТ "Софтлайн" © Веб-портал органів державної влади та органів місцевого самоврядування Івано-Франківської області